Mười Lời Khuyên Quan Trọng Để Tổ Chức Các Cuộc Họp Hòa Nhập Cho Người Khiếm Thị

Người dịch: Trần Bá Thiện

Tin gốc: https://tinyurl.com/3ntrt79d

Đọc trong 7 phút

Giống như mọi thành phần của một tổ chức, các cuộc họp phục vụ một mục đích trung tâm. Chúng tập hợp mọi người lại để thảo luận, lên chiến lược và thực hiện. Tuy nhiên, các cuộc họp không được thiết kế tập trung vào tính hòa nhập có thể bỏ qua những quan điểm quan trọng và làm mất hứng thú của người tham dự. Mục đích của việc tổ chức các cuộc họp hòa nhập là đảm bảo rằng tất cả những người tham gia cuộc họp, bất kể khả năng hoặc nền tảng của họ, đều tích cực tham gia và đóng góp.

Việc tổ chức các cuộc họp có cấu trúc hòa nhập giúp cộng tác dễ dàng hơn và giao tiếp hiệu quả hơn, đồng thời tăng cường cam kết về sự đa dạng và khả năng tiếp cận. Ngoài ra, các cuộc họp có cấu trúc hòa nhập làm tăng hiệu quả vì mọi người đều có thể tham gia, điều này thúc đẩy sự đoàn kết và hỗ trợ trong môi trường làm việc.

Mười lời khuyên quan trọng dưới đây sẽ hỗ trợ bạn đảm bảo rằng các cuộc họp của bạn mang tính hòa nhập và dễ tiếp cận. Những lời khuyên này tập trung vào việc đáp ứng nhu cầu của người khiếm thị khi làm việc với những người tham gia từ xa.

1. Cung Cấp Hướng Dẫn Rõ Ràng Đến Địa Điểm Họp

Nếu cuộc họp của bạn là trực tiếp, bạn cần giải thích cách đến địa điểm tốt nhất có thể. Đề cập đến cách người tham dự có thể sử dụng phương tiện giao thông công cộng, cũng như nơi họ có thể đỗ xe và lối vào nào họ có thể sử dụng để vào tòa nhà. Đối với những người sử dụng dịch vụ đi chung xe hoặc taxi, hãy nêu những địa điểm dễ tiếp cận nhất để được trả khách. Mặc dù hầu hết những gợi ý này đặc biệt hữu ích cho người khiếm thị, nhưng chúng cũng sẽ giúp ích cho tất cả những người tham gia không quen thuộc với khu vực.

2. Cung Cấp Tài Liệu Điện Tử Trước

Việc lập kế hoạch trước cho các cuộc họp yêu cầu gửi các mục chương trình nghị sự cho tất cả người tham gia chuẩn bị trước để họ biết những định dạng nào được sử dụng để làm cho thông tin dễ tiếp cận. Người khiếm thị hoặc người khiếm thính có thể sử dụng chữ nổi hoặc trình đọc màn hình. Đảm bảo tài liệu ở định dạng có thể được sử dụng bởi công nghệ hỗ trợ và nếu bạn biết có người khiếm thị tham dự, hãy cung cấp tài liệu phát bằng chữ nổi tại cuộc họp.

3. Gửi Chương Trình Nghị Sự Ở Định Dạng Dễ Tiếp Cận Trước

Gửi chương trình nghị sự để tất cả người tham gia có thể theo dõi chặt chẽ và đóng góp ý nghĩa vào các cuộc thảo luận. Đảm bảo chương trình nghị sự được gửi ở các định dạng dễ tiếp cận như tài liệu văn bản hoặc tệp HTML để đảm bảo người dùng trình đọc màn hình có thể truy cập. Bằng cách thực hiện bước đơn giản này, những người tham gia bị khiếm thị sẽ có thể tham gia liền mạch vào cuộc họp.

4. Đảm Bảo Tài Liệu Kỹ Thuật Số Dễ Tiếp Cận

Bất kỳ tài liệu kỹ thuật số nào, như slide PowerPoint, PDF hoặc bảng tính, đều phải dễ tiếp cận. Sử dụng định dạng có độ tương phản cao và phông chữ dễ đọc, đồng thời bao gồm văn bản thay thế cho các hình ảnh quan trọng. Các tệp PDF không nên là tài liệu được quét; chúng phải có thể truy cập được đối với các công nghệ hỗ trợ và phần mềm đọc màn hình.

5. Giải Thích Bất Kỳ Tài Liệu Trực Quan Nào

Nếu cuộc họp yêu cầu slide trực quan, bao gồm hình ảnh và biểu đồ, hãy đảm bảo rằng những hình ảnh này có thể nghe được. Để minh họa, thay vì, “Như bạn có thể thấy trên slide này…”, hãy thử giải thích các điểm chính theo cách này, “Biểu đồ này minh họa mức tăng năng suất 20% trong quý vừa qua.” Bằng cách này, tất cả những người tham dự, kể cả những người có thể bị khiếm thị, đều có thể truy cập thông tin được trình bày.

6. Xác Định Ai Đang Phát Biểu

Trong một phiên họp có nhiều diễn giả, một số người tham dự bị khiếm thị hoặc khiếm thị một phần có thể gặp khó khăn trong việc theo dõi cuộc thảo luận. Yêu cầu người thuyết trình giới thiệu bản thân trước khi trả lời câu hỏi, ví dụ, “Đây là Sarah. Tôi muốn đóng góp vào vấn đề đó…” Thực hành đơn giản này nâng cao sự hiểu biết cho tất cả những người tham gia cuộc họp.

7. Mô Tả Tài Liệu Trực Quan Trong Cuộc Họp

Hơn nữa, các chuyển động và bất kỳ hành động nào diễn ra trong phòng nên được giải thích, không chỉ các slide đang được trình bày. Nếu người tham gia chỉ vào biểu đồ hoặc ghi chú trên bảng trắng, điều quan trọng là phải nói: “John vừa minh họa trên biểu đồ sự gia tăng doanh thu ở góc trên bên trái của biểu đồ.” Điều này giúp người khiếm thị theo dõi và biết những gì đang diễn ra.

8. Đảm Bảo Các Công Nghệ Tiên Tiến Có Thể Truy Cập Được

Nếu các tệp này có thể được chỉnh sửa thông qua bảng trắng kỹ thuật số, phần mềm thăm dò ý kiến hoặc các tài liệu cộng tác khác, hãy đảm bảo chúng có thể được sử dụng với trình đọc màn hình và có thể điều hướng bằng bàn phím. Google Docs và Zoom cung cấp các điều khoản cho người dùng bị khiếm thị, nhưng không phải ứng dụng bên thứ ba nào cũng vậy. Tìm các tùy chọn khác khi cần thiết hoặc giúp họ trong thời gian thực.

9. Cho Phép Người Tham Gia Yêu Cầu Hỗ Trợ

Trước khi cuộc họp bắt đầu, tất cả những người tham dự nên được hỏi về những trợ giúp họ có thể cần, nếu có, cho cuộc họp. Điều này có thể bao gồm phụ đề và phiên dịch viên ngôn ngữ ký hiệu, vị trí chỗ ngồi ưa thích và trợ giúp khuếch đại âm thanh. Việc giúp người tham gia dễ dàng đưa ra đề xuất của họ sẽ cho thấy bạn quan tâm đến tính hòa nhập.

10. Theo Dõi và Thu Thập Phản Hồi

Sau cuộc họp, hãy liên hệ với những người tham gia, đặc biệt là những người bị khiếm thị, để đánh giá cảm xúc và sự hiểu biết của họ về cuộc họp. Xác định những gì diễn ra tốt đẹp và những gì có thể được cải thiện cho các cuộc họp tiếp theo. Một cuộc khảo sát nhanh hoặc thậm chí là theo dõi cá nhân có thể mang lại hiệu quả cao và hỗ trợ làm cho các cuộc họp hữu ích hơn trong tương lai.

Kết Luận

Một môi trường hòa nhập thông qua các cuộc họp giúp ích cho mọi người tham gia vì nó đặt quan điểm của mọi người vào trọng tâm và thúc đẩy bầu không khí chấp nhận. Được trang bị mười lời khuyên này, bạn có thể đảm bảo rằng tất cả những người tham gia, bất kể nền tảng của họ, sẽ thấy các cuộc họp được chào đón, thú vị và có giá trị. Hãy nhớ rằng đây là một nỗ lực liên tục và tính hòa nhập sẽ đòi hỏi nhiều phản hồi lặp đi lặp lại và các bước hành động để đạt được điều tốt nhất cho mọi người.