Điều phối viên dự án xã hội

MÔ TẢ CÔNG VIỆC 

Điều phối viên dự án xã hội là người chịu trách nhiệm chính trong việc điều hành các hoạt động dự án từ khâu chuẩn bị, triển khai, theo dõi, đến tổng kết và đánh giá. Vai trò này nhằm đảm bảo rằng dự án được thực hiện đúng tiến độ, hiệu quả, minh bạch và đem lại lợi ích thiết thực cho cộng đồng mục tiêu. Vị trí này có thể được tuyển dụng bởi các tổ chức xã hội, tổ chức phi lợi nhuận trong nước và quốc tế, các công ty cung cấp các dịch vụ tổ chức sự kiện.

Ở vị trí này, điều phối viên sẽ thực hiện các nhiệm vụ công việc như sau:

1. Lập kế hoạch và chuẩn bị triển khai dự án

- Phối hợp với các bộ phận và đối tác để xây dựng kế hoạch tổng thể và chi tiết cho từng giai đoạn dự án.

- Xây dựng ngân sách chi tiết cho các hoạt động; đảm bảo phân bổ nguồn lực hợp lý.

- Thiết kế timeline thực hiện và hệ thống theo dõi tiến độ.

2. Điều phối triển khai các hoạt động dự án

- Tổ chức thực hiện các hoạt động theo kế hoạch: tập huấn, hội thảo, khảo sát, truyền thông, hỗ trợ cộng đồng...

- Điều phối nhóm thực hiện dự án, bao gồm nhân viên, tình nguyện viên, cộng tác viên địa phương.

- Giám sát và hướng dẫn hoạt động tại hiện trường, đảm bảo đúng mục tiêu, chất lượng và đúng đối tượng thụ hưởng.

- Giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện hoạt động.

3. Giám sát, thu thập dữ liệu và theo dõi tiến độ

- Thiết lập hệ thống theo dõi và đánh giá phù hợp với từng loại hoạt động.

- Thu thập dữ liệu định kỳ (bảng hỏi, phỏng vấn, nhật ký hoạt động, hình ảnh minh chứng...).

- Tổng hợp và phân tích số liệu để đánh giá kết quả thực hiện và đưa ra khuyến nghị điều chỉnh.

4. Quản lý tài chính và hành chính dự án

- Phối hợp làm hồ sơ chi tiêu, đề xuất thanh toán, hoàn ứng, và đối soát với phòng tài chính.

- Theo dõi chi phí thực tế so với ngân sách đã duyệt, đảm bảo tính minh bạch và hợp lý.

- Lưu trữ hồ sơ tài chính, chứng từ theo quy định của tổ chức và nhà tài trợ.

5. Quan hệ đối tác và làm việc với các bên liên quan

- Thiết lập và duy trì mối quan hệ hiệu quả với các đối tác thực hiện, chính quyền địa phương, tổ chức xã hội và cộng đồng.

- Làm việc với nhà tài trợ để cập nhật tiến độ, chia sẻ kết quả và thảo luận điều chỉnh khi cần.

- Đại diện tổ chức tham dự các cuộc họp, hội thảo, sự kiện trong khuôn khổ dự án.

6. Truyền thông và nâng cao nhận thức cộng đồng

- Phối hợp triển khai các chiến dịch truyền thông về dự án trên các nền tảng phù hợp (mạng xã hội, sự kiện, báo chí…).

- Góp phần viết bài, sản xuất tài liệu truyền thông, ghi nhận các câu chuyện thành công và tác động xã hội.

- Tổ chức các hoạt động truyền thông tại cộng đồng: tọa đàm, cuộc thi, triển lãm ảnh, v.v.

7. Viết báo cáo và đánh giá dự án

- Soạn thảo các báo cáo hoạt động định kỳ, báo cáo tài chính, báo cáo tổng kết dự án gửi cấp trên và nhà tài trợ.

- Tham gia đánh giá giữa kỳ, cuối kỳ, ghi nhận bài học kinh nghiệm và khuyến nghị cải tiến cho các dự án sau.

- Lưu trữ hồ sơ báo cáo, dữ liệu, hình ảnh và tài liệu minh chứng đầy đủ.

YÊU CẦU CHUNG

Điều phối viên dự án xã hội đóng vai trò quan trọng trong việc điều hành, giám sát và triển khai các chương trình hỗ trợ cộng đồng một cách hiệu quả, thiết thực và bền vững.

Để đảm nhận tốt vị trí này, ứng viên cần có sự kết hợp giữa nền tảng kiến thức chuyên môn, kinh nghiệm thực tế và những kỹ năng mềm thiết yếu. Dưới đây là những yêu cầu quan trọng mà nhà tuyển dụng mong đợi từ ứng viên cho vai trò điều phối viên dự án xã hội.

1. Kỹ năng chuyên môn

- Lập kế hoạch và quản lý dự án: Có khả năng thiết kế hoạt động, xây dựng kế hoạch triển khai, phân bổ nguồn lực, theo dõi tiến độ và điều chỉnh khi cần thiết.

- Giám sát và đánh giá (M&E): Biết cách xây dựng công cụ theo dõi, thu thập và phân tích dữ liệu, đánh giá hiệu quả hoạt động dự án.

- Quản lý tài chính cơ bản: Có khả năng lập dự toán, theo dõi chi phí thực tế, chuẩn bị hồ sơ thanh toán và phối hợp với bộ phận kế toán để kiểm soát ngân sách.

- Viết báo cáo: Có kỹ năng tổng hợp thông tin, viết báo cáo định kỳ, báo cáo tổng kết, báo cáo tài trợ theo yêu cầu bằng tiếng Việt và/hoặc tiếng Anh.

- Tổ chức sự kiện: Có khả năng lên kế hoạch, điều phối và triển khai các sự kiện cộng đồng, tập huấn, hội thảo, chiến dịch truyền thông.

- Kỹ năng tin học văn phòng cơ bản: Sử dụng thành thạo Microsoft  Office như Word, Excel, Powerpoint,... và các ứng dụng quản lý công việc khác.

 

2. Kỹ năng mềm

- Giao tiếp và xây dựng quan hệ: Giao tiếp hiệu quả với nhiều đối tượng (đồng nghiệp, cộng đồng, chính quyền địa phương, đối tác, nhà tài trợ); khả năng lắng nghe và thuyết phục tốt.

- Làm việc nhóm và điều phối nhóm: Biết cách phối hợp làm việc với đội nhóm đa dạng, phân công nhiệm vụ và hỗ trợ nhân sự thực hiện công việc hiệu quả.

- Giải quyết vấn đề: Nhạy bén trong nhận diện rủi ro và tìm giải pháp linh hoạt trong tình huống phát sinh.

- Quản lý thời gian và đa nhiệm: Sắp xếp công việc khoa học, làm việc hiệu quả dưới áp lực và xử lý nhiều nhiệm vụ cùng lúc.

- Thuyết trình và đào tạo: Có khả năng trình bày rõ ràng nội dung trước nhóm hoặc cộng đồng; biết tổ chức và dẫn dắt các buổi tập huấn cơ bản.

3. Phẩm chất cá nhân

- Tinh thần trách nhiệm cao, chủ động và cam kết với mục tiêu của dự án.

- Trung thực, cẩn thận, có đạo đức nghề nghiệp và tinh thần phục vụ cộng đồng.

- Tư duy tích cực, cởi mở, linh hoạt và sẵn sàng học hỏi.

- Có khả năng thích nghi với môi trường đa văn hóa và điều kiện làm việc khác nhau (bao gồm vùng sâu vùng xa, địa phương khó khăn).

YÊU CẦU THÊM

Điều phối viên Dự án Xã hội, nếu ứng viên là người khiếm thị, bên cạnh những yêu cầu chung về kiến thức và kỹ năng, họ cần lưu ý một số yêu cầu và tố chất đặc thù để đảm bảo có thể thực hiện công việc hiệu quả, đồng thời phát huy thế mạnh riêng của mình.

1. Kỹ năng quản lý dữ liệu

Ở vị trí điều phối viên, ứng cử viên phải làm việc với rất nhiều thông tin và chi tiết khác nhau, thể hiện dưới dạng tài liệu, kế hoạch, đề xuất, báo cáo và thông tin liên lạc. Đôi lúc, ứng viên sẽ cần truy cập và làm việc trên một nền tảng dữ liệu chung với đồng nghiệp. Do đó, ứng viên cần có kỹ năng sử dụng thành thạo chương trình đọc màn hình để truy cập, đọc hiểu, chỉnh sửa và lưu trữ các loại tài liệu của dự án cả trực tuyến và trực tiếp. Bên cạnh đó, ứng viên cũng cần biết cách xử lý khi gặp tài liệu chưa tiếp cận, bằng việc sử dụng các công cụ mô tả hình ảnh hoặc chủ động đề xuất tổ chức chuyển đổi định dạng tài liệu tiếp cận hơn.

Vì bản chất phải làm việc với nhiều loại thông tin và tài liệu khác nhau, công việc này đòi hỏi ở người khiếm thị tính tỉ mỉ và cẩn thận.

2. Kỹ năng định hướng và di chuyển đọc lập

Vai trò điều phối viên dự án đòi hỏi thường xuyên tham gia họp hành, sự kiện hoặc đi thực địa tại địa phương. Vì vậy, ứng viên cần có khả năng tự định hướng và di chuyển độc lập để đảm bảo tính chủ động và hiệu quả công việc. Ứng viên cần sử dụng thành thạo gậy dò đường để chủ động di chuyển trong môi trường quen thuộc như văn phòng, cơ quan, hoặc thích nghi với môi trường mới như phòng họp, địa điểm công tác.

3. Kỹ năng giao tiếp linh hoạt

Môi trường dự án xã hội rất đa dạng, bao gồm làm việc với cộng đồng, đối tác, chính quyền địa phương, đồng nghiệp và nhà tài trợ. Người khiếm thị cần có khả năng giao tiếp linh hoạt, ứng biến tốt để đảm bảo việc truyền đạt thông tin rõ ràng và hiệu quả, phù hợp với đối tượng giao tiếp, đồng thời thích nghi với các bối cảnh làm việc khác nhau. 

Ứng viên cần linh hoạt thích nghi với các tình huống giao tiếp mà không phụ thuộc vào yếu tố thị giác. Ví dụ, tại hiện trường không có tài liệu trực quan hỗ trợ, ứng viên cần biết cách chủ động hỏi lại thông tin hoặc đề nghị được giải thích rõ, hoặc sử dụng các biện pháp thay thế như ghi chú âm thanh, ghi nhớ nội dung để đảm bảo không bỏ sót thông tin.