Chuyên viên Hỗ trợ Sinh viên

MÔ TẢ CÔNG VIỆC

Chuyên viên Hỗ trợ Sinh viên là người chịu trách nhiệm cung cấp dịch vụ tư vấn, hỗ trợ và kết nối nhằm giúp sinh viên phát triển toàn diện trong suốt quá trình học tập tại trường. Vị trí này đóng vai trò cầu nối giữa sinh viên và các phòng/ban chức năng, đảm bảo sinh viên được hỗ trợ hiệu quả về học tập, đời sống, tâm lý, nghề nghiệp và các vấn đề cá nhân khác. Vị trí này có thể được tuyển dụng tại các trường đại học quốc gia và quốc tế.

Làm việc ở vị trí này, chuyên viên hỗ trợ sinh viên sẽ thực hiện các nhiệm vụ:

1. Tiếp nhận và hỗ trợ các vấn đề cá nhân của sinh viên:

- Trực tại văn phòng hoặc qua kênh trực tuyến để tiếp nhận phản ánh, thắc mắc, hoặc yêu cầu hỗ trợ từ sinh viên.

- Trực tiếp lắng nghe, tư vấn hoặc định hướng ban đầu cho sinh viên gặp khó khăn về học tập, tài chính, tâm lý, gia đình, hoặc các vấn đề cá nhân khác.

- Hướng dẫn sinh viên thực hiện các thủ tục liên quan đến học vụ, tài chính, ký túc xá, bảo hiểm y tế, học bổng, và các dịch vụ hỗ trợ khác.

- Giải thích rõ ràng các quy chế, quy định, hoặc chính sách nhà trường để sinh viên hiểu đúng và thực hiện đúng.

- Ghi nhận, phân loại và xử lý các vấn đề theo đúng quy trình nội bộ của nhà trường.

2. Kết nối và phối hợp hỗ trợ đa phòng ban:

- Làm đầu mối liên lạc giữa sinh viên và các đơn vị chức năng trong trường như phòng đào tạo, phòng tài chính, thư viện, khoa/bộ môn, trung tâm hỗ trợ nghề nghiệp, v.v.

- Đảm bảo sinh viên được hướng dẫn và xử lý đúng quy trình, đúng nơi, không bị “đá bóng trách nhiệm”.

3. Hỗ trợ sinh viên có nhu cầu đặc biệt:

- Phối hợp với các bộ phận chuyên môn để xây dựng và thực hiện kế hoạch hỗ trợ cá nhân hóa: điều chỉnh học liệu, hỗ trợ tiếp cận, bố trí không gian học tập phù hợp,...

- Theo dõi và đánh giá hiệu quả các biện pháp hỗ trợ, đề xuất điều chỉnh khi cần.

4. Hướng dẫn sinh viên tiếp cận các chính sách hỗ trợ:

- Cung cấp thông tin và hướng dẫn sinh viên đăng ký học bổng, vay vốn, hỗ trợ học tập, ký túc xá, miễn giảm học phí,...

- Theo dõi hồ sơ, nhắc nhở và hỗ trợ sinh viên hoàn tất thủ tục đúng hạn.

5. Tổ chức hoạt động phát triển kỹ năng và hòa nhập:

- Tham gia lên kế hoạch và tổ chức các chương trình như: Tuần sinh hoạt công dân, định hướng tân sinh viên, hội thảo kỹ năng mềm, kỹ năng học đại học, quản lý thời gian, giải tỏa căng thẳng,...

- Phối hợp với các đơn vị nội bộ hoặc mời chuyên gia bên ngoài.

6. Tiếp nhận và xử lý phản ánh, khiếu nại của sinh viên:

- Vận hành các kênh tiếp nhận thông tin (email, hotline, hộp thư góp ý...) và xử lý phản hồi theo quy trình.

- Làm cầu nối giữa sinh viên và ban giám hiệu/khoa/phòng ban để đảm bảo quyền lợi sinh viên được xem xét công bằng.

7. Theo dõi, lưu trữ và báo cáo dữ liệu sinh viên cần hỗ trợ:

- Cập nhật thông tin sinh viên đang được theo dõi hỗ trợ vào hệ thống.

- Tổng hợp báo cáo định kỳ về tình hình hỗ trợ sinh viên, các vấn đề nổi bật, và kiến nghị cải tiến chính sách.

YÊU CẦU CHUNG

Chuyên viên Hỗ trợ Sinh viên không chỉ là người cung cấp thông tin và hỗ trợ giải quyết khó khăn, mà còn là cầu nối góp phần xây dựng môi trường học tập tích cực và toàn diện. Để thực hiện tốt vai trò này, ứng viên cần đáp ứng các tiêu chí sau.

1. Kỹ năng chuyên môn

- Hiểu biết về hệ thống giáo dục và chính sách sinh viên: Nắm rõ các quy trình học vụ, học bổng, trợ cấp xã hội, chính sách hỗ trợ sinh viên yếu thế hoặc khuyết tật. Có khả năng hướng dẫn sinh viên tiếp cận và thực hiện các thủ tục liên quan.

- Kỹ năng tư vấn học đường và hỗ trợ cá nhân: Có khả năng nhận diện vấn đề của sinh viên như vấn đề về học tập, tâm lý, định hướng, và đưa ra hướng hỗ trợ ban đầu hoặc kết nối với chuyên gia phù hợp.

- Sử dụng phần mềm quản lý sinh viên và công cụ hành chính: Thành thạo các phần mềm quản lý dữ liệu sinh viên, công cụ văn phòng như Word, Excel, email, biểu mẫu điện tử và kỹ năng lập báo cáo ngắn gọn, rõ ràng.

- Tổ chức hoạt động phát triển sinh viên: Có kinh nghiệm hoặc khả năng xây dựng, triển khai các chương trình kỹ năng mềm, ngoại khóa, câu lạc bộ sinh viên, nhằm tăng cường kết nối và phát triển toàn diện cho người học.

- Nắm vững quy định pháp lý liên quan đến sinh viên: Biết cách áp dụng các chính sách, quy định của trường và pháp luật trong xử lý khiếu nại, kỷ luật, hỗ trợ khẩn cấp hoặc trường hợp đặc biệt.

 2. Kỹ năng mềm

- Giao tiếp hiệu quả và lắng nghe tích cực: Truyền đạt thông tin một cách dễ hiểu, tôn trọng người nghe; có khả năng đặt câu hỏi đúng trọng tâm và ghi nhận nhu cầu thật sự của sinh viên.

- Giải quyết vấn đề và xử lý tình huống linh hoạt: Đánh giá nhanh vấn đề, xử lý khéo léo các tình huống nhạy cảm ví dụ như mâu thuẫn, khủng hoảng tâm lý, vi phạm nội quy, đồng thời đảm bảo cân bằng giữa quy định và sự hỗ trợ.

- Làm việc nhóm và phối hợp liên ngành: Hợp tác tốt với các phòng ban khác như Phòng Đào tạo, Tư vấn tâm lý, Khoa chuyên môn hoặc Đoàn – Hội trong quá trình hỗ trợ sinh viên.

- Quản lý thời gian và công việc đa nhiệm: Ưu tiên hiệu quả công việc, đảm bảo xử lý đồng thời nhiều nhiệm vụ mà không ảnh hưởng chất lượng.

- Ứng dụng công nghệ và truyền thông số: Sử dụng tốt các nền tảng như mạng xã hội, website nội bộ, các kênh truyền thông sinh viên để tiếp cận, tương tác và phổ biến thông tin nhanh chóng.

 3. Phẩm chất cá nhân

- Tận tâm và có trách nhiệm với sinh viên: Sẵn sàng hỗ trợ vượt khung giờ hành chính nếu cần, theo sát quá trình giải quyết vấn đề đến khi sinh viên ổn định.

- Thấu cảm và tôn trọng sự khác biệt: Nhạy bén với các đối tượng sinh viên có hoàn cảnh đặc biệt ví dụ sinh viên khuyết tật, LGBTQ+, hoặc có hoàn cảnh khó khăn, không phán xét hay thiên vị.

- Chính trực và giữ bảo mật: Tôn trọng quyền riêng tư, không tiết lộ thông tin cá nhân sinh viên nếu chưa được phép, làm việc minh bạch, nhất quán trong xử lý công việc.

- Tư duy phục vụ và sẵn sàng hỗ trợ: Chủ động nắm bắt nhu cầu, tìm cách tháo gỡ vướng mắc thay vì chỉ hướng dẫn theo quy trình cứng nhắc.

- Ham học hỏi và linh hoạt cải tiến: Cập nhật liên tục các xu hướng mới về giáo dục, tâm lý sinh viên, công cụ hỗ trợ… để nâng cao hiệu quả công việc và khả năng thích ứng.

YÊU CẦU THÊM

Ngoài các yêu cầu chung cho vị trí chuyên viên hỗ trợ sinh viên, ứng viên là người khiếm thị cần có thêm các kỹ năng sau để đảm bảo khả năng thực hiện công việc một cách hiệu quả và độc lập trong môi trường làm việc thực tế:

1. Kỹ năng định hướng và thích nghi trong môi trường làm việc

- Có khả năng di chuyển độc lập trong khuôn viên trường và không gian làm việc sử dụng gậy dò đường.

- Biết tổ chức và ghi nhớ cấu trúc không gian làm việc để định hướng hiệu quả khi thực hiện các nhiệm vụ cần tương tác trực tiếp.

2. Kỹ năng sử dụng công cụ hỗ trợ tiếp cận số

- Sử dụng thành thạo trình đọc màn hình để đọc văn bản, duyệt biểu mẫu, xử lý văn bản hành chính và truy cập hệ thống quản lý sinh viên.

- Khai thác các công cụ mô tả hình ảnh hoặc chuyển văn bản sang giọng nói, nhằm tiếp cận được thông tin từ tài liệu có hình minh họa, biểu đồ hoặc tài liệu chưa thân thiện với trình đọc màn hình.

- Có khả năng làm việc với tệp PDF, Word, Excel và biểu mẫu trực tuyến bằng công nghệ hỗ trợ, đảm bảo xử lý được hồ sơ sinh viên, báo cáo, hoặc biểu mẫu hành chính một cách độc lập và hiệu quả.

3. Kỹ năng giao tiếp

- Có khả năng lắng nghe tích cực, phân tích thông tin qua giọng nói, nội dung lời nói và ngữ điệu để nhận diện nhu cầu, cảm xúc hoặc vấn đề của sinh viên.

- Sử dụng ngôn ngữ lời nói rõ ràng, logic trong tư vấn, giải thích và truyền đạt thông tin.

- Thành thạo giao tiếp qua các phương tiện số như email, điện thoại, tin nhắn và các nền tảng trực tuyến phục vụ công việc.