ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN VỚI CÁC CẤP TIÊU ĐỀ CỦA WORD

Tác giả: Trần Bá Thiện

Đọc trong 10 phút

Lời Dẫn

Hiện vẫn còn một số bạn sinh viên khiếm thị chưa nắm vững cách định dạng văn bản. Mỗi khi phải nộp bài cho giáo viên sáng, họ lại phải nhờ người sáng nào đó định dạng giúp bài viết của họ…

Từ hơn 20 năm trước, từ thời của Windows XP, đã có các nhà giáo dục soạn thảo các tài liệu tiếng Anh hướng dẫn người mù sử dụng Word và định dạng văn bản trên Word với sự trợ giúp của JAWS. Năm 2009, khi tham gia dự án đào tạo công nghệ thông tin cho người khiếm thị tại Đại học Văn Lang, tôi đã dựa vào các tài liệu quốc tế ấy để soạn bộ tài liệu cho người dùng VIỆT NAM.

Hôm nay, với các cập nhật của thời kỳ Windows 11, lần nữa chúng ta sẽ tìm hiểu cách người mù định dạng văn bản trên Word.

Nội Dung

1. Định Dạng Văn Bản Là Gì

Giả sử ta có một bài về cơ thể con người. Tên bài là Cơ thể con người. Bài gồm các tiểu mục lớn là 1 đầu, 2 thân mình và 3 tứ chi. Mỗi tiểu mục này lại có tiểu mục con của nó như đầu thì có các tiểu mục là mắt tai, mũi miệng…

Ngoài ra, trong mỗi tiểu mục lại có những đoạn văn mô tả, giải thích tiểu mục này. Giống như chính bài viết mà các bạn đang đọc có tên bài và trong tên bài có các tiểu mục như định dạng là gì, các cách định dạng…

Nếu ta tiếp cận bài cơ thể con người theo kênh âm thanh, nghĩa là có ai đó đọc cho ta bài này. Người đọc phải tạo ra các điểm nhấn cho mỗi tiểu mục ví như lên giọng, hoặc chèn vào tiếng chuông, tiếng nhạc để người nghe biết có sự thay đổi về cấu trúc hay đúng hơn là sự thay đổi về bố cục bài viết.

Trên văn bản chữ người ta cũng phải tạo ra các thay đổi hình học để người đọc nhanh chóng nhận ra bố cục của tài liệu.

2. Các Định Dạng Thường Dùng

Thông thường, người ta sẽ định dạng theo các cách này

a. Canh Giữa (Control+E)

thường dùng cho tựa chính của bài viết. ví dụ chuỗi Cơ thể con người phải được canh giữa. Cho dù là văn bản chữ nổi hay chữ sáng thì người ta đều thích chọn cách canh giữa cho tựa bài. Tuy nhiên, cũng có nhiều cách khác chẳng hạn đóng khung hoặc đổi màu chữ hay gạch chân…

b. Sát Lề Trái (Control+L)

Tên các tiểu mục lớn như số La mã thường ghi sát lề trái.

Ngoài ra, các đoạn văn thông thường cũng được ghi sát lề trái cho tiết kiệm diện tích giấy. Một lý do khác của việc canh sát lề trái là nhìn vào văn bản sẽ thấy chữ được dàn đều trên mặt giấy.

c. Canh Phải (Control+R)

Cách này thường dùng cho tên tác giả hoặc chữ ký

d. Thụt Vào Cách Lề Trái Một Đoạn Ngắn

Cách này thường dùng khi xuống dòng, dòng đầu tiên sẽ thụt vào vài ô chữ Braille hoặc thụt vào một đoạn trong chữ sáng. Tuy nhiên, ngày nay, trên văn bản điện tử soạn thảo bằng máy tính, nhiều nơi bỏ không dùng cách xuống dòng thụt dòng đầu tiên vào một đoạn. Họ để dòng đầu tiên sát lề trái như các dòng khác trong đoạn văn. Có khi người ta chọn Justify để chữ được dàn đều cả bên trái và phải của đoạn văn.

Các câu thơ cũng thường được thụt vào một đoạn.

Ngoài ra, còn một số trường hợp thụt vào bên trái khác mà chúng ta sẽ cụ thể sau này. Chẳng hạn, trên file word của bài viết này, các tiểu mục bằng tiêu đề cấp 4 đều thụt vào 1,2 cm.

E, In Đậm (Control+B)

In đậm để người nhìn nhanh chóng nhận ra đoạn văn hay chuỗi từ nào đó. Thường thì tên các tiểu mục đều in đậm.

f. IN Nghiêng (Control+I)

thường dùng cho các trích dẫn. Khi trích dẫn nguyên văn một câu nói quan trọng nào đó thì người ta có thể chọn cách in nghiêng để độc giả dể chú ý.

Lưu ý các kiểu định dạng được nêu trong bài này chỉ mang tính gợi ý. Đây là cách mà nhiều người thường dùng.

g. Phóng Lớn

Một cách gây chú ý hay điểm nhấn khác là phóng lớn cỡ chữ. Cách này thường dùng cho tên tựa bài, tên các tiểu mục…

h. Các Kiểu Định Dạng Khác

Ngoài ra, người ta cũng có thể định dạng bằng cách gạch chân hay đóng khung…

Riêng kiểu định dạng tạo cột sử dụng khi nội dung các dòng có ít từ nên khi dồn hết sang trái thì bên phải để trống. Khi ấy họ tạo thêm một cột khác để trang giấy nhìn có vẽ đầy chữ hơn. Ngoài ra, cách định dạng bằng cột cũng có thể dùng để đối chiếu 2 nhóm thông tin, chẳng hạn một bên tiếng Anh, một bên tiếng Việt…

Màu sắc cũng là một kiểu định dạng khá phổ biến. tuy nhiên, ở loại nội dung mang tính học thuật, nghiên cứu thì hiếm khi họ trang trí văn bản với nhiều hình và màu sắc khác nhau. Ngoại trừ các màu tạo sẵn trên heading của Word.

Lướt qua các kiểu định dạng phổ biến này, các bạn khiếm thị có thể nhận ra dường như chỉ còn vài kiểu khá rắc rối cho người hỏng mắt như định dạng bằng màu hoặc đóng khung viền hay thay đổi cỡ chữ. Tuy nhiên, nếu kiểu định dạng đó là mẫu quy định thì bạn hoàn toàn có thể phát hiện ra các đoạn văn ấy đang dùng kiểu định dạng nào và bạn cũng có thể copy kiểu định dạng ấy dùng cho văn bản của bạn. Xin xem phần Copy định dạng (Control+Shift+C) bên dưới.

3. Sử Dụng Các Cấp Tiêu Đề

Ở bài viết bạn đang đọc, tôi chủ yếu dùng các cấp tiêu đề để định dạng. Đây là cách giản đơn và tiện lợi nhất. Nhưng vẫn đảm bảo các yêu cầu về định dạng như tươm tất, gọn gàng, sạch sẽ. Nó đủ rõ để người đọc bằng mắt có thể nhận ra bố cục của bài viết. Người dùng trình đọc cũng dễ dàng nhận ra bố cục vì trình đọc luôn thông báo các cấp tiêu đề của bài viết.

a. Tiêu Đề Cấp 1 (Control+Alt+1)

Dùng tiêu đề cấp 1 cho tựa bài viết. Bạn chỉ cần di chuyển con trỏ đến tựa bài rồi nhấn tổ hợp Control+Alt+1 thì chuỗi từ sẽ được nhúng vào tiêu đề cấp 1.

Bạn nên nhấn thêm Control+E để canh giữa tựa bài. Lưu ý là nên dùng lệnh canh giữa sau lệnh gán tiêu đề vì nếu dùng lệnh canh giữa trước rồi mới gán tiêu đề thì tiêu đề vẫn ở vị trí đã được thiết lập trước. Thường là các tiêu đề đều đặt bên trái.

Thực hành: tạo 1 tập tin mới tên cơ thể con người.docx Mở tập tin và ghi vào dòng: cơ thể con người rồi xuống dòng. Sau đó nhúng tiêu đề cấp 1 và canh giữa cho tựa bài.

b. Tiêu Đề Cấp 2 (Control+Alt+2)

Tiêu đề cấp 2 thường dùng cho các thông tin như tên tác giả

c. Tiêu Đề Cấp 3 (Control+Alt+3)

Tiêu đề cấp 3 thường dùng cho tên các tiểu mục chính ở số La Mã chẳng hạn.

Bạn nên chọn tiêu đề cấp 3 ở sát lề trái. Vì khoảng cách dòng của đoạn văn mang tiêu đề cấp 3 sẽ cách đoạn văn kế thường là 1,5 dòng. Do vậy nó sẽ nổi lên vì chữ được in đậm, Và cách khoảng khá rộng so với các dòng bình thường.

Thực hành, ghi vào tập tin cơ thể con người các đoạn: 1 đầu, 2 thân mình và 3 tứ chi. Lưu ý mỗi tiểu mục này ở một dòng riêng.

Sau đó, di chuyển con trỏ đến dòng có các tiểu mục này và nhấn Control+Alt+3 để biến chúng thành tiêu đề cấp 3.

b. Tiêu Đề Cấp 4

Không có phím tắt cho tiêu đề cấp 4. Để tạo tiêu đề cấp 4, hãy vào menu Home, tìm đến Style rồi đến Style list và mở ra tìm Heading 4 rồi nhấn Enter để chọn.

Tiêu đề cấp 4 dùng cho tên của các tiểu mục con của tiểu mục trong tiêu đề cấp 3. Sau khi gán tiêu đề cấp 4, bạn nên chọn Indent (Control+M) để mục này thụt vào 1,2 cm so với lề trái.

Thực hành Trong mục 1 đầu, thêm các dòng a mắt, b tai, c mũi, d miệng, .

Mỗi tiểu mục sẽ ở một dòng riêng. Đưa con trỏ về mục a mắt,vào menu Home, chọn Style, chọn Style list, chọn Heading 4.

Sau đó, chọn Home về đầu dòng của mục a mắt này và nhấn Control+M để mục này thụt vào 1,2cm…

Tiếp theo, di chuyển con trỏ vào vùng tiêu đề cấp 4 vừa định dạng và nhấn Control+Shift+C để copy định dạng này. Lưu ý copy định dạng không cần lập vùng chọn. HÃY DI CHUYỂN ĐẾN các mục b, c, d.. còn lại tại mỗi mục nhấn Control+Shift+V để dán định dạng vào.

Để kiểm tra kiểu định dạng với JAWS, hãy nhấn tổ hợp Insert+F kép, tức là giữ Insert rồi gõ 2 lần ký tự F. Hộp thoại font chữ của JAWS mở ra,. Dùng mũi tên lên xuống để đọc từng dòng và nhấn Escape để đóng hộp thoại này.

e. Các Cấp Tiêu Đề Khác

Word cung cấp 6 hoặc 7 cấp tiêu đề. Người dùng có thể dùng 5 cấp tiêu đề đầu tiên từ cấp 1 đến 5 cho việc phân cấp bố cục của bài. Nghĩa là cấp 5 là các tiểu mục con của cấp 4. Cấp 4 là các tiểu mục con của cấp 3. Cấp 3 con của cấp 2 và cấp 2 con của cấp 1. Lưu ý hệ cha con parents and children dùng trong vi tính mang hàm ý tập hợp này là con tập hợp khác. Nhưng không có khái niệm cháu, chắt như quan hệ huyết thống trong tiếng Việt.

Nếu bạn tổ chức bài viết của bạn theo các cấp tiêu đề này thì bạn có thể sử dụng chức năng làm mục lục của Word rất thuận tiện. Do nội dung làm mục lục không thuộc về bài viết này, nên nếu bạn có nhu cầu tìm hiểu thì xin hỏi Google.

Tiêu đề cấp 6, 7 có thể dùng như một cách in đậm hay một khuôn mẫu định dạng cho văn bản của bạn. Cụ thể có khi người ta dùng tiêu đề cấp 6 hay 7 cho các liên kết hay câu trích dẫn.

Nếu bạn muốn nổi bật hơn, bạn có thể chọn gạch chân cho các tiêu đề cấp 3 của bài viết. Gạch chân cũng có thể chọn gạch chân 1 đường kẻ hay gạch chân bằng đường kẻ đơn hoặc đường kẻ đôi, đường đứt đoạn hay bằng dấu chấm kéo dài…

Lưu ý nên tạo 1 khuôn mẫu cho các tiêu đề cùng cấp. Ví dù tất cả tiêu đề cấp 3 đều có gạch chân hoặc tất cả tiêu đề cấp 4 đều thụt vào 1 indent. Việc định dạng thống nhất giúp người đọc dễ dàng nhận ra vai trò của tiểu mục đang tham khảo với toàn bộ bài viết…

f. Xóa Định Dạng

Muốn xóa định dạng đã tạo thì hãy lập vùng chọn cho phần văn bản cần xóa định dạng. Sau đó, vào menu Home, tìm đến Style, tìm đến Clear format.

Kết

Nếu có thắc mắc hoặc bổ sung thêm chi tiết nào, xin đừng ngại nêu lên

Chúc các bạn thành công.

Tranbathien2013@gmail.com

Ngày 6/9/2024.

Tải bài gốc từ Dropbox.