Bạn có file văn bản và muốn đưa cho người khác xem nhưng lại không muốn họ chỉnh sửa định dạng trong văn bản hoặc chỉ cho phép thay đổi nội dung trong biểu mẫu định sẵn. Microsoft Word 2003 có chức năng Protect Document có thể đáp ứng yêu cầu này của bạn. Cách thực hiện như sau:
Bạn vào menu Tool chọn Protect Document (hoặc nhấn Alt + T rồi nhấn chữ P) một hộp thoại sẽ hiện. Có 2 chức năng bảo vệ chính.
1. Formatting restrictions
Đây là chức năng bảo vệ không cho thay đổi định dạng trong văn bản. Nếu bạn muốn kích hoạt chức năng này thì nhấn khoảng trắng chọn mục Limit formatting to a selection of styles và nhấn tab đến nút Yes, Start Enforcing Protection và kích hoạt vào.
- Một hộp thoại đăng nhập Password sẽ hiện ra và yêu cầu nhập mật mã: bạn nhập mật mã vào ô enter new password và nhập lại một lần nữa vào ô reenter password to confirm rồi nhấn ok. Từ giờ trở đi, bạn không còn phải sợ người khác "táy máy" thay đổi định dạng trong văn bản do bạn thiết kế.
2. Editing restriction
Đây là chức năng khá hay, nó thực hiện việc bảo vệ văn bản rộng hơn: chỉ cho phép người khác xem nội dung chứ không thể thay đổi, hay chỉ có thể thay đổi những phần do bạn chỉ định. Trong hộp thoại bạn nhấn tab đến mục Allow only this type of editing in the document và nhấn khoảng trắng để kích hoạt chức năng này. Sau đó, bạn nhấn tab đến mục combo box kế và chọn:
+ Tracked changes: chỉ được phép thực hiện thay đổi có để lại vết tích (có thể khôi phục lại bản gốc).
+ Comments: chỉ được phép thêm vào các ghi chú trong văn bản.
+ Filling in forms: chỉ được phép thay đổi các đối tượng trong biểu mẫu.
+ No changes (read only): không cho phép thay đổi bất cứ điều gì trong văn bản, chỉ cho phép đọc.
Sau khi đã thiết lập xong, nhấn tab đến nút Yes, Start Enforcing Protection để bắt đầu thiết lập mật mã bảo vệ văn bản của mình.
Ở hộp thoại đăng nhập Password hiện ra và yêu cầu nhập mật mã: bạn nhập mật mã vào ô enter new password và nhập lại một lần nữa vào ô reenter password to confirm rồi nhấn ok Tuy nhiên, bạn cũng nên nhớ rằng nếu người khác có mật mã của bạn thì họ sẽ dễ dàng hủy bỏ những thiết lập trên và có thể chỉnh sửa tùy ý văn bản của bạn.
Sau khi thiết lập xong bạn nhấn escape để thoát khỏi hộp thoại rồi nhấn ctrl + s để lưu lại thay đổi.
* Để bỏ chế độ protect document bạn mở văn bản đó ra rồi nhấn alt + t và nhấn p, một hộp thoại yêu cầu password xuất hiện bạn nhập password đã gán vào. Tiếp đó là bỏ chọn các mục mà bạn đã chọn để bảo vệ văn bản của mình. Thoát ra khỏi hộp thoại và nhấn ctrl + s để lưu lại.
Share via:
EmailFacebookTwitterGoogleLinkedin